مطالعات فرهنگی و رسانه

یک پارچه سازی اطلاعات و ارتباطات

همانگونه که اشاره شد هر پیام دارای سه عنصر می باشد ، فرستنده پیام که به آن گویندهنیز می گویند ، خود پیام یا محتوای پیام و سوم گیرنده پیام که به آن شنونده یا مخاطب نیز گفته می شود . در این فرآیند هر چه اتفاق می افتد یک جریان اطلاعاتی است که از فرستنده آغاز به گیرنده پایان می یابد .

اطلاعات نیز شامل : دانش ها ، داده ها ، نظرات و اخبار می شود . این جریان انتقال اطلاعات همیشه به طور کلامی و نوشتاری نمی باشد بلکه در بسیاری از مواقع و به خصوص در هنگامی که احساسات و عواطف اعضای سازمان منتقل می شود بدون کلام و در بسیاری از مواقع در قالب حرکات اعضای بدن صورت می گیرد .

برای انتقال جریان اطلاعات استفاده از علائم و نمادهای مختلف بسیار راهگشاست و به انتقال سروشکل می دهد هر چند نمی توان ابزار و وسایل ارتباطی مثل : کامپیوتر ، نامه نگاری ، تحلیل داده ها ، پردازش داده ها ، ذخیره سازی و ارسال اطلاعات را نادیده گرفت . زیرا این ابزار نقش عمده ای در برقراری ارتباط ایفا می کنند .

لیکن آنچه مدیران به آن نیاز دارند ، انتقال و تبادل مداوم و مستمر اطلاعات ، معانی و مفاهیم بطور مستقیم و یا غیرمستقیم می باشد . زیرا اگر این انتقال اطلاعات صورت نگیرد یا ناقص انجام پذیرد آنگاه مدیران قادر نخواهند بود به وظایف اصلی خود که همانا برنامه ریزی ، سازماندهی ، نظارت ، کنترل و رهبری است ، بپردازند .

همچنین وجود ارتباطی موثر و توانمند سازمانی موجب می شود تا مدیران بتوانند تصمیم گیری صحیح و درستی بنمایند . در نتیجه می توان ، گفت فقدان چنین سیستمی اداره و مدیریت سازمان را مختل می نماید . هیچ یک از وظایف مدیریت اعم از اصلی یا فرعی وجود ندارد که به فرآیند اطلاعات نیاز نداشته باشد . این جریان چنانچه صحیح درست ، منطقی و با ابزارهای رسمی و غیررسمی تنظیم گردد کلیه وظایف مدیران را در یک نقطه پیوند زده و آنها را یک پارچه می سازد .

( 1 ) تاثیر بر رهبری– عده ای از صاحب نظران علم مدیریت ، رهبری را تاثیر گذاری بر کارکنان در انجام وظایف شان با میل و رغبت می دانند و دسته ای دیگر رهبری را جریان نفوذ بر زیردستان تعریف می نمایند . برخی دیگر ، رهبری را ارتباط بین گروهی از افراد می دانند ، که در آن یک نفر می کوشد تا دیگران را به سمت هدف معینی سوق دهد .

به عبارت ساده تر می توان گفت : رهبری فرآیندی است که ضمن آن مدیریت سازمان می کشد با برقراری ارتباط متقابل و موثر ، انگیزه های لازم را در بین کارکنان سازمان برای دستیابی به اهداف مورد نظر مجاب کرده و ایشان را نسبت به انجام وظایف شان به نحو مطلوب ترغیب نماید .

( 2 ) تاثیر بر برنامه ریزی– فرآیند ارتباطات و گردش اطلاعات نقش بسیاری اساسی در برنامه ریزی سازمان ایفا می نماید . فرآیند برنامه ریزی ایجاب می کند تا یک مدیر نسبت به اهداف ، استراتژی ها ، شرایط محیطی ، منابع و امکانات سازمان ، اطلاعات و آگاهی های لازم را از طریق ارتباطات درون سازمانی دریافت کند و بر اساس تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده ها ی به دست آمده ، به ترتیب هریک از مراحل زیر را به انجام برساند .

الف – تعیین و تدوین اهداف عالیه سازمان در درازمدت ، میان مدت و کوتاه مدت

ب – شناخت اهداف و استراتژی موجود سازمان

ج – تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان

د – تجزیه و تحلیل ، امکان یابی و امکان سنجی از منابع و امکانات موجود

ه – دریافت اطلاعات از وضع موجود

و – تعیین تغییرات مورد لزوم در استراتژی ها

ز – تصمیم گیری در مورد استراتژی مطلوب

ح – عمل براساس استراتژی جدید

ط – کنترل استراتژی جدید از طریق بازخوردها

رمز موفقیت در اجرای بهینه و صحیح از طریق داشتن ارتباط و کانال های مربوط به آن و به طور مستمر با بخش های مختلف سازمان و جمع آوری و تحلیل اطلاعات است که مدیران می توانند رویدادها و کارکردهای بعدی سازمان را بشناسند و راهکارهای مناسب ارایه دهند .

( 3 ) تاثیر بر شناخت محیط بیرونی– جریان ارتباط و گردش اطلاعات ، مدیران را در پیوند دادن سازمان با محیط بیرونی و از جمله سایر سازمان ها یاری می دهد . در این فرآیند ، نیازهای جامعه در سازمان شناخته می شود ، چگونگی توسعه همکاری با دیگر سازمان ها و نهادها مورد سنجش قرار می گیرد . موانع بر سر راه رسیدن به اهداف روشن می شود ، تهدیدهای بیرونی سازمان شناسایی می گردد و سهم بری از بازار نمایان می گردد . هر چه رده تشکیلاتی مدیر در سازمان بالاتر باشد ، برای برنامه ریزی ، سازمان دهی و ... نیاز به اطلاعات درون سازمانی و برون سازمانی او بیشتر می گردد .

( 4 ) انواع اطلاعات– صاحب نظران علوم ارتباطات و به خصوص بخش اطلاعات ، انواع اطلاعات برای مدیران را عبارت می دانند از :

الف – اطلاعاتی که غالبا شامل یک سلسله گزارشات و نمودارهای مربوط به عملکرد روزانه سازمان مانند : آمار تولید ، فروش ، خرید ، نقدینگی و ... که می تواند در مدیریت احساس خوشایند یا احساس خطر پدید آورد ، می باشد .

ب – اطلاعات که مربوط به مسایل بحرانی خاص و یا پیشرفت یک پروژه مهم در سازمان است .

ج – اطلاعاتی که سازمان ها درباره عملکرده خود و یا فرآورده ها و خدمات شان منتشر می کنند و در اختیار دیگران می دهند .

د – اطلاعاتی که مربوط به سازمان های مشابه ، وضعیت بازار و نیاز جامعه است و تحت عنوان اطلاعات برون سازمانی شناخته می شود .

ه – اطلاعاتی که پیرامون عملکرد رده های مختلف سازمان می شود . این اطلاعات مدیران را از وضع جاری سازمان مطلع می گرداند و متقابلا مدیران را در جهت کنترل و هدایت روند فعالیت رده های مختلف کمک می نماید .

همچنین مدیران می توانند در مواقع لزوم با بهره گیری از این اطلاعات ، پیشنهادها و نظرات اصلاحی خود را در امور ارایه دهند . این بخش به عملیات درون سازمانی تعلق دارد .

ادامه دارد ...