مطالعات فرهنگی و رسانه

ارتباط موثر مدیران میانی و سرپرستان با کارکنان

ارتباط با کارکنان جریانی مستمر و تبادل ماهرانه پیام است . در این فصل می خواهیم به ارتباط میان سرپرستان با کارکنان و سرپرستان با مدیران بپردازیم .

همانگونه که در قبل گفته شد ، واژه ارتباط بر دادوستد و فهم صحیح اطلاعات میان حداقل دو نفر دلالت دارد . این نوع ارتباط یکی از مسئولیت های اصلی و اساسی سرپرستان می باشد که به آن جریان مستمر ارتباط نیز می گویند ، چرا که سرپرستان را با کارکنان از یک سو و از سوی دیگر با مدیران پیوند می زند .

دغدغه سرپرستان پیوسته این است که چگونه می توان مطمئن بود و یا مطمئن شد که کارکنان منظور را خوب درک کرده اند . آنچه که در این زمینه توصیه می شود ، این است که سرپرستان خود را ملزم نمایند تا پیام های خود را چندبار تکرار کنند . چنانچه از انتقال درست پیام اطمینان حاصل نکردند از کارکنان خواسته شود تا پیام را تکرار کنند . هرچند می توان به وسیله سوالاتی ، سوء ادراک و یا درک ضعیف شان را متوجه شد . از این گذشته سرپرستان موظفند دقیق حرف بزنند و از بیان کلمات و اصطلاحات مبهم و یا چند منظوره بپرهیزند .

( 1 ) تاثیر ارتباطات بر فعال سازی سازمان – ارتباط پل میان طرح ها ، اقدام ها و اجراء می باشد . ممکن است طرح خای عظیم با امکانات مالی مکفی و کارکنان متخصص و کافی در دسترس باشد ، اما هیچ کاری به سرانجام نرسد و عملیات اجرایی همیشه عقب تر از برنامه باشد . هیچ محرکی مانند انگیزش و رهبری نیز بدون ایجاد ارتباط صحیح نمی توانند کارها را به پیش برند ، ولی ارتباط صحیح عامل شروع طرح ها و از آن مهمتر باعث و نیروی محرکه ادامه فعالیت ها می باشد . سرپرستان می دانند که ارتباط سازمانی بر درک کارکنان از نحوه رهبری و کسب اطلاعات آنها ، تاثیر زیادی دارد ، تاثیر زیادی دارد . تا کارکنان ندانند شما چه چیزی از آنها می خواهید و چه اهدافی را دنبال می کنید ، نمی توانند کمک زیادی به سازمان و اهداف آن بنمایند .

اگر ارتباط صحیح ، درست و منطقی باشد ، علاوه بر ایجاد روحیه و انگیزه کاری ، کارکنان قادر خواهند بود در مقابل تهدیدها مقاومت کرده و موانع را به راحتی از پیش رو بردارند . ولی مهمترین اصل برای ایجاد ارتباط دو سویه با کارکنان ، کنار آمدن آنها با تغییرات سریع و صریح سازمانی می باشد که آنها را دچار احساس ناامنی می سازد . انتقال درست پیام می تواند در هضم تغییرات از سوی این گونه کارکنان را ساده و سهل گرداند .

( 2 ) رابطه قبلی با کارکنان – چنانچه منظور از برقراری ارتباط تاثیر گذاری آن باشد ، ناگزیر مدیران و سرپرستان باید رابطه قبلی با کارکنان برقرار سازند . در این مسیر نباید فراموش کرد که بفهمیم دیگران چگونه ایده ها و اطلاعات را درک می کنند از یک سو و از طرف دیگر عوامل مزاحمت زا ( موانع ) را شناسایی کنیم تا خلالی درکار به وجود نیاید .

برای ارتباط قلبی با همگرایی مثبت با کارکنان ، مدیران و سرپرستان باید بتوانند خوب سخن بگویند ، خوب بنویسند و از علائم و اشارات و به طور کلی ارتباط غیرکلامی برای تفهیم مقصود خویش به دیگران بهره گیرند . این تنها کافی نیست بلکه مدیران و سرپرستان باید شنوندگان خوبی باشند و به پاسخگویی به پرسش ها توجه کافی مبذول دارند .

( 3 ) ارتباط خوب ، ارتباط سه بعدی – اصولا می گویند ارتباط خوب ارتباطی نیست که یک طرفه باشد . بلکه جریان اطلاعات و فرآیند ارتباط از سه بعدی تشکیل می شود . در هر سازمان موفق امروزی ، وجود ارتباط سه بعدی محور و رمز موفقیت شان تلقی می گردد . بعد اول – وجود ارتباط برای انتقال اطلاعات به کارکنان و متقابلا بازگشت اطلاعات از کارکنان به مدیران ارشد کافی نیست بلکه کارکنان باید ایده ها و احساسات خویش را نیز مطرح سازد . بعد دوم – جریان اطلاعات برای تسهیل عملکرد باید علاوه بر عمودی ، افقی میان سرپرستان و واحدها برقرار باشد . بعد سوم – ارتباط با منابع و سازمان های ، برون سازمانی می باشد .

پس در عمل به این نوع ارتباط و جریان ارتباطی 3 بعدی زنده می گویند ، که ارتباط بالا و پایین ، چپ و راست ، درونی و بیرونی را برای سازمان ایجاد کند .

( 4 ) روش های ارتباطی مناسب – مدیران و سرپرستان کارآمد و توانا و درعین حال دانا بر مینای تحلیل دقیق عوامل موقعیتی و شرایط محیطی روش های ارتباطی خود را انتخاب می نمایند .

انتخاب روش و شیوه مناسب برای برقراری ارتباط بستگی به عامل شرح وظایف شغلی و اهداف سازمان دارد . چنانچه سازمان کلیه آموزش ها را براساس ارتباط رسمی بنیان نهاده است پس نوع ارتباط نیز رسمی و براساس فرمت ها و گزارش های رسمی استوار می باشد . ولی اگر صمیمت و غیررسمی بودن نوع و روش ارتباط باشد بهترین شیوه گفتگو مستقیم و بی واسطه می باشد .

اگر ارتباط وسیع و برای کل سازمان باشد در این صورت این شیوه باعث مشارکت کارکنان ، افزایش تعهد و روحیه آنها می گردد . به این ترتیب سرپرستان نقشی بیشتر از فرد تسهیل کننده برعهده می گیرند بدین معنا که مشکلات گروه را پیدا کرده و گروه را به سمت اهداف عالیه سازمان سوق می دهند . به نظر می رسد در سازمان ها و شرکت ها ، مناسب ترین شیوه ارتباطی ، شیوه برخورد مستقیم و چهره به چهره همراه با ضوابط و مقررات سازمان و استفاده از مشارکت در تصمیم گیری می باشد .

( 5 ) ارتباط شخص با شخص – به دلیل اینکه انسان ها مخلوقات متمایزی از حیث شخصیت ، آداب و رسوم ، فرهنگ ، نوع نگاه ، طرز تلقی و ... هستند چنانچه روابط کار به گونه ای باشد که سرپرستان ناگزیر از برخورد با تک تک اشخاص و کارکنان بصورت مستقل هستند باید راه و روش و شیوه ارتباط با تفاوت های فردی آنان که مورد احترام واقع می شود ، تنظیم گردد . در نتیجه می توان از روش های زیر بهره گرفت : الف – ارتباط گفتاری – در ارتباط گفتاری ، شخص مقابل با توجه به لحن گفتار ، حالات چهره ، واکنش های متقابل و تاثیرگذار ، به فوریت و سرعت شرایط را درک می نماید.

1/الف – مذاکره غیررسمی – این نوع ارتباط شایع ترین نوع ارتباط می باشد . هنوز هم گفتگوها و مذاکرات غیررسمی برای روابط روزانه ، صدور دستور تبادل اطلاعات ، بیان پیشرفت کار ، جلسات توجیهی و روابط موثر شخص با دیگران متناسب است . این مذاکرات حتی اگر کوتاه باشد ، بهترین فرصت را می دهد تا دو طرف به تبادل اطلاعات و بیان احساسات و عواطف بپردازند .

2/الف – جلسات رسمی – این شیوه بیشتر برای انجام مصاحبه ، ارزیابی عملکرد ، جلسات کاری و اداری مورد استفاده قرار می گیرد . چنانچه این جلسات به حاشیه کشیده نشود و براساس دستور جلسه پیش رود بسیار مفید به فایده خواهد بود . اصولا برگزاری این گونه جلسات برای پرسنل و کارکنان زیر مجموعه به صورت ماهیانه و یا هر سه ماه یکبار بسیار سودمند خواهد بود .

3/الف – گفتگوهای تلفنی – تلفن یکی از ابزار مناسب برای بررسی سریع و تبادل اطلاعات و اعلام دستورها و دادها ، می باشد . یکی از مشکلات گفتگوی تلفنی این است که ممکن بین شخصیت تلفنی با شخصیت واقعی تعارض بوجود آورد . برای از بین بردن این نقصیه و هرگونه سو تفاهم و برداشت و همچنین تاکید بر پیام های تلفنی باید یادداشت نیز فرستاد .

نباید فراموش کرد که چون فرهنگ مان براساس آداب شفاهی پایه گذاری شده است، ارتباطات سازمانی نیز چنین شکلی به خود گرفته است .

ب – ارتباطات مکتوب – کلیه پیام هایی که لازم است رسمی ، اداری ، بلند مدت و دارای مسئولیت فردی باشد ، باید به صورت مکتوب در آید . این نوع ارتباط در مواقعی که مدیران می خواهند دستورهای مکتوب قبلی را اصلاح نمایند و یا به دلیل اینکه دستورهای شفاهی به مرور زمان از یاد می روند ، استفاده می شوند . انواع ارتباط نوشتاری به شرح ذیل است :

1/ب – یادداشت های بین اداره ای – یادداشت های بین اداره ای در حقیقت یادداشت هایی هستند که در سطح و در محدوده یک اداره و قسمت مورد کاربرد قرار می گیرند . فلسفه وجودی این یادداشت ها برای بررسی و یا گرفتن رهنمود و یا تصمیم گیری در خصوص کارهای خوزه اداری که در آن مشغول هستند ، می باشد . این یادداشت ها حاصل اطلاعات گسترده ، متنوع و پیچیده هستند و از این حیث برای سازمان و مدیریت ارشد آن با ارزش تلقی می گردند .

2/ب – مکاتبات - نامه های اداری جنبه رسمی ، یادداشت ها به شمار می روند . این نوع ارتباط برای اطلاعیه های اداری ثبت رسمی جلسات ، مذاکرات اداری مناسب هستند . نامه اداری از این حیث که دارای ایده ها و تفکر برای آینده هستند و امکان بررسی دائمی مشکلات را فراهم می آورند ، ارزشمند هستند .

3/ب – گزارش ها – گزارش ها کمتر با عاطفی و بیشتر از نامه های اداری ، رسمی تلقی می گردند . گزارش ها معمولا بریا توضیح اطلاعات ، انجام تجزیه و تحلیل مسائل و ارایه توصیه ها به کارکنان به کار می روند . اگر این گزارش ها متکی بر بازرسی ها ، تحقیقات و تفکر دقیق و همراه با تجزیه و تحلیل باشد و از حدس و گمان دور شوند ، می تواند بیشترین سود و ارزش را عاید سازمان سازد .

( 6 ) ارتباط موثر با گروه های کاری و اداری کارکنان – گروه های مختلف کاری و اداری در تمام سازمان ها وجود دارند که از حیث سمت ، جایگاه سازمانی ، جنس ، سطح حقوق ، حرفه تخصص و سنوات خدمت در یک سطح هستند . این گروه ها بهترین مخاطب برای پیام های مشخص و تخصصی به شمار می روند . پس باید استفاده از اعلامیه ها ، فرم ها و یادداشت ها در این ارتباط را منتفی دانست زیرا در مقابل واکنش مثبتی داده نمی شود . در این نوع ارتباط روحیه و احتمال واکنش مناسب گروهی بالا می رود . اشکال مختلف این نوع ارتباط عبارتست از :

الف – ارتباط گفتاری – ارتباط گفتاری با گروه های کار نیاز به مهارت های ویژه دارد . اما توجه گردد مهارتی که در کمیته های مختلف اداری نافذ و از سوی دیگر در گردهمایی توده ای بی فایده است ، به خصوص اگر مدیر یا سرپرست و کنفرانس دهنده ، خودش درگیر موضوعی به صورت عاطفی گردد . انواع گردهمایی عبارتند از :

1/الف – گردهمایی غیررسمی کارکنان – این گردهمایی فرصت مشارکت در اطلاعات مورد علاقه طرفین و نیز همبستگی قوی گروه کار را فراهم می آورد . تماس چهره به چهره با کارکنان موجب هماهنگی و تفاهم دو جانبه می شود .

2/الف – گردهمایی برنامه ریزی شده – در این نوع گردهمایی موضوعات رسمی مورد بحث قرار می گیرد . خطای فاحشی که ممکن است صورت بگیرد این است که بدون مشورت با کسانی که قرار است در گردهمایی جمع شوند ، دستور جلسه تدوین گردد . اکثر شرکت کنندگان از یک سو تمایل دارند نظر آنها خواسته شود و از سوی دیگر زمان کافی برای آماده نمودن داده ها ، اطلاعات ، گزارشات و توصیه ها نیز پیش رویشان باشد . چنانچه گردهمایی برنامه ریزی شده و به طور مناسب برگزار شود بسیار سودمند خواهد بود ، در غیر این صورت موجب اتلاف وقت ، تعارض کارکنان و عدم مشارکت بعدی آنها به همراه خواهد آورد .

3/الف – گردهمایی توده ای – گرد هم آمدن تعداد زیادی از کارکنان یا مدیران برای معرفی محصول جدید و یا طراحی طرح ها ، علمی سودمند است . لیکن یه دلیل وجود فرصت بروز عواطف و پرسش سوالات فتنه انگیز لازم است مسئول گردهمایی بسیار صبور ، ماهر و دارای شخصیت قوی باشد تا جلسه توسط این عده بر هم نخورد .

ب – ارتباط مکتوب – اثر ارتباط مکتوب به تنهایی بر گروهی از کارکنان قابل پیش بینی نیست . اما اجرای ارتباطات مکتوب می تواند تاثیر تجمعی داشته باشد .

1/ب – اعلامیه ها – این نوع ارتباط برای آگهی رسمی خط مشی ها یا ارتقا سمت کارکنان مناسب است چنانچه این اعلامیه ها مصور باشند به نحوی که خوانندگان کاملا جذب آن شوند بیشترین اثر را در پی خواهد داشت . البته نباید فراموش کرد که همراه با اعلامیه ها باید از انواع دیگری از ارتباط مکتوب استفاده شود ، چرا که ممکن است برخی از کارکنان متوجه اعلامیه ها نشوند .

2/ب – پوسترها ، نمایشگاه ها و نمودارها – این نوع ارتباط چون به لحاظ رهبری به شدت کارکنان را جذب می کنند بسیار نافع و سودمند هستند ولی گران قیمت و برای نصب به فضای قابل توجهی نیاز دارند . پوسترها باید بطور مناسب طراحی و آماده شوند .

ادامه دارد ...