مطالعات فرهنگی و رسانه

یکی از بحث های مهم در حوزه مطالعات فرهنگی بحث قدرت است که در این رشته نگاه به قدرت نگاهی متکثر و همه جایی است. اما ساز و کارهای قدرت در فضای مجازی چگونه عمل می کنند؟ قدرت در فضای مجازی تا چه حد کاربر محور است؟ اگر بر طبق نظر نای قدرت را "قابلیت نفوذ در رفتار دیگران برای حصول نتایج دلخواه" (نای به نقل از عاملی،1390:25)، بدانیم در فضای مجازی چگونه زمینه این نفوذ فراهم می شود؟ قدرت نرم که "شامل ارزش ها، فرهنگ، سیاست، نهادها، تنظیم الویت ها و جذب مخاطبین" (نای به نقل از عاملی،1390:26) می شود چگونه در فضای مجازی توسعه می یابد؟
قدرت در فضای مجازی و فضای واقعی نمادین می باشد. با این تفاوت که شیوه لمس آن و نوع برخورد با آن در این دو فضا با یک دیگر متفاوت می باشد. چنانچه منظور از قدرت سیطره و میزان نفوذ باشد مطمئنا تجلیات آنها و به کارگیری نمادها در هر یک از دو فضا با هم متفاوت خواهد بود.
از منظر معرفت شناسی، انسان‌ از آن جهت انسان است که توانایی‌ خود را در استفاده از «نماد»ها نشان دهد. لازم به ذکر می باشد که درک نمادها از یک سو و به کارگیری آنها از سوی دیگر عملی است که تنها از انسان سرمی زند، که خود آن نیز تابعی از زندگی اجتماعی است. در عرصه عمومی ما با استفاده از کنش متقابل نمادین رفتار و عمل می کنیم، زیرا جهان، جهان نمادهای معنادار می باشد.
نمادهای معنادار از یک سو بر شما سیطره دارند و رفتارهای شما را تنظیم و کنترل می کنند و از سوی دیگر شما در بازتولید آن مشارکت دارید و این فرآیند موجب می گردد تا یک فضای گفتمانی و یک هژمونی میان شما با ساختار بوجود بیاید.
در اینجا ما با درک نمادهای معنادار با جهان اطراف خود ارتباط برقرار می کنیم، هرچند ممکن است زبان و ابزار آن متفاوت باشد. بنابراین ما در لحظه لحظه های زندگی در هر دو فضا در موقعیت کنش متقابل نمادین قرار داریم و از آن مهمتر اینکه در هر دو موقعیت مشارکت می کنیم.
به تعبیر هربت مید ما در جهانی زندگی می کنیم که به واسطه نمادهای معنادار مدیریت و هدایت می شوند. زیرا انسانی که در جامعه و فرهنگ رشد و پرورش یافته است حتی یک لحظه هم نمی تواند خود را خارج از نمادهای فرهنگی و اجتماعی تصور نمایید.
بهر روی ما در هر جامعه ای که زندگی کنیم، ناگزیر از ساختارهای اجتماعی، فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و ... تبعیت خواهیم کرد. زیرا ساختارها به دنبال نظم بخشیدن به زندگی ما هستند. به همین واسطه از سیطره آشکار و پنهان خود را برای توانمندسازی و وادارسازی ساختاری استفاده می کنند.
زندگی روزمره ما سرشار از سلطه و نفوذ اموری است که ما را وادار می کند تا به ساختار و نظم ساختاری پایبند باشیم، و پایبند به مانیم. هرچند نوع آن در هریک از این دوفضا با هم متفاوت می باشد.
کنش های ما وقتی شکل می گیرند که ما از ذخایر مشترک نمادهای معنادار بین انسانهای یک جامعه با هر وسعتی برخوردار باشیم. پس شرط کارآیی نمادها در معناداری مشترک آنها نهفته است که قدرت آنها را شکل می دهد. در نتیجه بنیان و ریشه درک و فهم ما از خود، جهان و دیگری از اینجا ریشه می گیرد. به معنای ساده تر اولا هرگز قادر نیستید که خودتان را خارج از موقعیتی ببینید که برای شما به تصویر کشیده شده است، زیرا همواره و پیوسته در یک موقعیت از قبل طراحی شده قرار دارید. در ثانی چنانچه بتوانیم از خود فراتر رویم و یا درکی از دیگری داشته باشیم به واسطه درک نمادهای ارتباطی می باشد.
به نظر می رسد که تفاوت قدرت آشکار و پنهان در دوفضا به تجلیات آن برمی گردد، و این تجلیات برای هرکدام از طریق نمادها صورت می گیرد. یکی عینی قابل لمس و با استفاده از محرومیت ها و قوای قهریه و دیگری از طریق محرومیت از امکانات و بهره برداری از تسهیلات و یا کنترل و درونی سازی.
ازمنظر دوفضایی شدن، مفهوم قدرت به قدرت نرم و قدرت سخت، قدرت نرم و فضای مجازی، راهبرد و ابزار این قدرت و اعمال قدرت نرم از طریق امپراتوری های مجازی را شکل می گیرد مانند قدرتی که یاهو و دیگر موتورهای جست و جوگر و شبکه های اجتماعی به واسطه ماموریت‌ها، ارزش ها، ظرفیت ها و کارکردهای آن در جهان امروز پیدا کرده اند و به تعبیر عاملی در کتاب استعمار مجازی (فصول دوم تا هشتم) تحت عنوان «قدرت نرم امپراتوری های مجازی و ساختارسازی با شیوه اندیشه و زندگی آمریکایی» بیان می دارد.
وی همچنین معتقد است که امروزه جهان در ادامه استعمار نو، شاهد استعمار مجازی است. اگر استعمار کهنه فیزیک جهان و استعمار نو فرهنگ جهان را نشانه می گرفت، استعمار مجازی، همه عرصه زندگی، اعم از علم، کار و مجموعه ایده ها، ارزش ها و عملکرد روزمره جهان را با ظرفیت دیجیتالی بودن، غیر مرکزی/مرکزی بودن، پنجره های همیشه باز، واقعیت مجازی بودن، تعاملی بودن و کاربرمدار بودن تسخیر می کند.
فضای مجازی ابزار قدرت نرم، و قدرت نرم مرجع تولید فضای مجازی شده است. از سوی دیگر پایان جنگ سرد، آغاز جنگ نرم محسوب می شود و فضای مجازی فرصتی است برای نهادسازی جهانی امریکا که بدون کنشگر قدرتمند شدن، نمی توان در این مبارزه کارسازی موثر نمود.
با رشد ابزارهای ارتباط جمعی و بخصوص توسعه فناوری دیجیتال و دسترسی آسان به فضای مجازی، دیگر فرهنگ بومی معنای خود را از دست داده است.
هویت بشر مدرن به یک چهل تکه می‌ماند که هر بخش آن را از جایی و فرهنگی وام گرفته است. جهانی‌شدن مرزهای قومی و ملی را کمرنگ کرده و تعاملات میان‌فرهنگی امری است ناگزیر و البته در این میان، فرهنگی قدرتمند است که بتواند بیش از دیگران خود را در این فضا بازتولید کند و در چرخه معناشناختی دیگران وارد نماید.
در عصر حاضر بدین ترتیب جنگ، جنگ فرهنگ است و قدرت، قدرت نامحسوس، خزنده و نرم.
در چنین عصری براساس نظر سعیدرضا عاملی (1389) در کتاب مطالعات انتقادی استعمار مجازی آمریکا، رابطه قدرت میان استعمار کهن و کشورهای پر منابع و مستعمره به شکلی جدید قابل پیگیری است.
نظریه او در باب استعمار مجازی نشان می‌دهد ما اکنون پس از استعمار کهن و نو، وارد عرصه جدیدی شده‌ایم که در آن صاحبان قدرت در فضای مجازی ارزش‌ها و مختصات هویتی مورد نظر خود را به سوی کاربران ارسال کرده و قلب و ذهن ایشان را چنان درگیر می‌کنند که به صورت داوطلبانه اهداف ایشان را تأمین نمایند.
براساس آمار سال 2010، بیش از 206 میلیون وبگاه در اختیار کاربران اینترنتی است. کاربران از موتورهای جستجو کمک می‌گیرند تا میان این وبگاه‌های متعدد، اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنند.
موتورهای جستجو اما براساس الگاریتم خاص و غیرمحسوس برای کاربران اطلاعات را طبقه‌بندی می‌کنند و پیام‌های مورد نظر خود را به کاربران به صورت غیرمستقیم عرضه می‌نمایند.
با نفوذ عمیق وبگاه‌های آمریکایی در فضای مجازی، کاربران در سراسر جهان 68 درصد از اطلاعات مورد نیاز خود را از درگاه گوگل، هفت درصد را از یاهو و سه درصد را از ام.اس.ان دریافت می‌کنند و این درگاه‌ها امپراتوری‌های مجازی محسوب می‌شوند که در انتقال ارزش‌های آمریکایی به کاربران در سراسر جهان فعال هستند.
این سوال دغدغه جدی را بر می‌انگیزد که این نتایج چگونه چیده شده‌اند و موتورهای جستجوی آمریکایی در سطح جهان چگونه وبگاه‌هایی را محبوب و پربیننده می‌کنند و برخی را کم‌بیننده، مهجور و پس از مدتی حذف می‌نمایند. موتورهای جستجو و وبگاه‌های عمده آمریکایی با فیلتر کردن نرم اطلاعات، ذهن و فرهنگ کاربران اینترنتی را در سراسر جهان شکل می‌دهند.
در دوره استعمار مجازی، هدف در درجه اول مسخ فکری فرد و جامعه مستعمره بوده است ؛ در استعمار مجازی که از ساز و کارهای قدرت نرم استفاده می‌شود ، هدف اصلی از بین بردن استقلال رای کاربران و عضویت آنها در جامعه فرهنگی آمریکاست . مطالعه هشت درگاه برتر جهان که همه آنها آمریکایی هستند و در تعامل کاری با نظام سیاسی و امنیتی آمریکا قرار دارند ، نشان می‌دهد که فضای مجازی بعنوان محیطی برای استعمار و کاهش استقلال رای کاربران و عضویت دادن آنها در فرهنگ آمریکایی مورد استفاده ابزاری قرار گرفته است .
عاملی،سعیدرضا - مطالعه انتقادی استعمار مجازی آمریکا – قدرت نرم و امپراتوری‌های مجازی -چاپ نخست 1389- موسسه انتشارات امیرکبیر.

ارتباط موثر مدیران میانی و سرپرستان با کارکنان

ارتباط با کارکنان جریانی مستمر و تبادل ماهرانه پیام است . در این فصل می خواهیم به ارتباط میان سرپرستان با کارکنان و سرپرستان با مدیران بپردازیم .

همانگونه که در قبل گفته شد ، واژه ارتباط بر دادوستد و فهم صحیح اطلاعات میان حداقل دو نفر دلالت دارد . این نوع ارتباط یکی از مسئولیت های اصلی و اساسی سرپرستان می باشد که به آن جریان مستمر ارتباط نیز می گویند ، چرا که سرپرستان را با کارکنان از یک سو و از سوی دیگر با مدیران پیوند می زند .

دغدغه سرپرستان پیوسته این است که چگونه می توان مطمئن بود و یا مطمئن شد که کارکنان منظور را خوب درک کرده اند . آنچه که در این زمینه توصیه می شود ، این است که سرپرستان خود را ملزم نمایند تا پیام های خود را چندبار تکرار کنند . چنانچه از انتقال درست پیام اطمینان حاصل نکردند از کارکنان خواسته شود تا پیام را تکرار کنند . هرچند می توان به وسیله سوالاتی ، سوء ادراک و یا درک ضعیف شان را متوجه شد . از این گذشته سرپرستان موظفند دقیق حرف بزنند و از بیان کلمات و اصطلاحات مبهم و یا چند منظوره بپرهیزند .

( 1 ) تاثیر ارتباطات بر فعال سازی سازمان – ارتباط پل میان طرح ها ، اقدام ها و اجراء می باشد . ممکن است طرح خای عظیم با امکانات مالی مکفی و کارکنان متخصص و کافی در دسترس باشد ، اما هیچ کاری به سرانجام نرسد و عملیات اجرایی همیشه عقب تر از برنامه باشد . هیچ محرکی مانند انگیزش و رهبری نیز بدون ایجاد ارتباط صحیح نمی توانند کارها را به پیش برند ، ولی ارتباط صحیح عامل شروع طرح ها و از آن مهمتر باعث و نیروی محرکه ادامه فعالیت ها می باشد . سرپرستان می دانند که ارتباط سازمانی بر درک کارکنان از نحوه رهبری و کسب اطلاعات آنها ، تاثیر زیادی دارد ، تاثیر زیادی دارد . تا کارکنان ندانند شما چه چیزی از آنها می خواهید و چه اهدافی را دنبال می کنید ، نمی توانند کمک زیادی به سازمان و اهداف آن بنمایند .

اگر ارتباط صحیح ، درست و منطقی باشد ، علاوه بر ایجاد روحیه و انگیزه کاری ، کارکنان قادر خواهند بود در مقابل تهدیدها مقاومت کرده و موانع را به راحتی از پیش رو بردارند . ولی مهمترین اصل برای ایجاد ارتباط دو سویه با کارکنان ، کنار آمدن آنها با تغییرات سریع و صریح سازمانی می باشد که آنها را دچار احساس ناامنی می سازد . انتقال درست پیام می تواند در هضم تغییرات از سوی این گونه کارکنان را ساده و سهل گرداند .

( 2 ) رابطه قبلی با کارکنان – چنانچه منظور از برقراری ارتباط تاثیر گذاری آن باشد ، ناگزیر مدیران و سرپرستان باید رابطه قبلی با کارکنان برقرار سازند . در این مسیر نباید فراموش کرد که بفهمیم دیگران چگونه ایده ها و اطلاعات را درک می کنند از یک سو و از طرف دیگر عوامل مزاحمت زا ( موانع ) را شناسایی کنیم تا خلالی درکار به وجود نیاید .

برای ارتباط قلبی با همگرایی مثبت با کارکنان ، مدیران و سرپرستان باید بتوانند خوب سخن بگویند ، خوب بنویسند و از علائم و اشارات و به طور کلی ارتباط غیرکلامی برای تفهیم مقصود خویش به دیگران بهره گیرند . این تنها کافی نیست بلکه مدیران و سرپرستان باید شنوندگان خوبی باشند و به پاسخگویی به پرسش ها توجه کافی مبذول دارند .

( 3 ) ارتباط خوب ، ارتباط سه بعدی – اصولا می گویند ارتباط خوب ارتباطی نیست که یک طرفه باشد . بلکه جریان اطلاعات و فرآیند ارتباط از سه بعدی تشکیل می شود . در هر سازمان موفق امروزی ، وجود ارتباط سه بعدی محور و رمز موفقیت شان تلقی می گردد . بعد اول – وجود ارتباط برای انتقال اطلاعات به کارکنان و متقابلا بازگشت اطلاعات از کارکنان به مدیران ارشد کافی نیست بلکه کارکنان باید ایده ها و احساسات خویش را نیز مطرح سازد . بعد دوم – جریان اطلاعات برای تسهیل عملکرد باید علاوه بر عمودی ، افقی میان سرپرستان و واحدها برقرار باشد . بعد سوم – ارتباط با منابع و سازمان های ، برون سازمانی می باشد .

پس در عمل به این نوع ارتباط و جریان ارتباطی 3 بعدی زنده می گویند ، که ارتباط بالا و پایین ، چپ و راست ، درونی و بیرونی را برای سازمان ایجاد کند .

( 4 ) روش های ارتباطی مناسب – مدیران و سرپرستان کارآمد و توانا و درعین حال دانا بر مینای تحلیل دقیق عوامل موقعیتی و شرایط محیطی روش های ارتباطی خود را انتخاب می نمایند .

انتخاب روش و شیوه مناسب برای برقراری ارتباط بستگی به عامل شرح وظایف شغلی و اهداف سازمان دارد . چنانچه سازمان کلیه آموزش ها را براساس ارتباط رسمی بنیان نهاده است پس نوع ارتباط نیز رسمی و براساس فرمت ها و گزارش های رسمی استوار می باشد . ولی اگر صمیمت و غیررسمی بودن نوع و روش ارتباط باشد بهترین شیوه گفتگو مستقیم و بی واسطه می باشد .

اگر ارتباط وسیع و برای کل سازمان باشد در این صورت این شیوه باعث مشارکت کارکنان ، افزایش تعهد و روحیه آنها می گردد . به این ترتیب سرپرستان نقشی بیشتر از فرد تسهیل کننده برعهده می گیرند بدین معنا که مشکلات گروه را پیدا کرده و گروه را به سمت اهداف عالیه سازمان سوق می دهند . به نظر می رسد در سازمان ها و شرکت ها ، مناسب ترین شیوه ارتباطی ، شیوه برخورد مستقیم و چهره به چهره همراه با ضوابط و مقررات سازمان و استفاده از مشارکت در تصمیم گیری می باشد .

( 5 ) ارتباط شخص با شخص – به دلیل اینکه انسان ها مخلوقات متمایزی از حیث شخصیت ، آداب و رسوم ، فرهنگ ، نوع نگاه ، طرز تلقی و ... هستند چنانچه روابط کار به گونه ای باشد که سرپرستان ناگزیر از برخورد با تک تک اشخاص و کارکنان بصورت مستقل هستند باید راه و روش و شیوه ارتباط با تفاوت های فردی آنان که مورد احترام واقع می شود ، تنظیم گردد . در نتیجه می توان از روش های زیر بهره گرفت : الف – ارتباط گفتاری – در ارتباط گفتاری ، شخص مقابل با توجه به لحن گفتار ، حالات چهره ، واکنش های متقابل و تاثیرگذار ، به فوریت و سرعت شرایط را درک می نماید.

1/الف – مذاکره غیررسمی – این نوع ارتباط شایع ترین نوع ارتباط می باشد . هنوز هم گفتگوها و مذاکرات غیررسمی برای روابط روزانه ، صدور دستور تبادل اطلاعات ، بیان پیشرفت کار ، جلسات توجیهی و روابط موثر شخص با دیگران متناسب است . این مذاکرات حتی اگر کوتاه باشد ، بهترین فرصت را می دهد تا دو طرف به تبادل اطلاعات و بیان احساسات و عواطف بپردازند .

2/الف – جلسات رسمی – این شیوه بیشتر برای انجام مصاحبه ، ارزیابی عملکرد ، جلسات کاری و اداری مورد استفاده قرار می گیرد . چنانچه این جلسات به حاشیه کشیده نشود و براساس دستور جلسه پیش رود بسیار مفید به فایده خواهد بود . اصولا برگزاری این گونه جلسات برای پرسنل و کارکنان زیر مجموعه به صورت ماهیانه و یا هر سه ماه یکبار بسیار سودمند خواهد بود .

3/الف – گفتگوهای تلفنی – تلفن یکی از ابزار مناسب برای بررسی سریع و تبادل اطلاعات و اعلام دستورها و دادها ، می باشد . یکی از مشکلات گفتگوی تلفنی این است که ممکن بین شخصیت تلفنی با شخصیت واقعی تعارض بوجود آورد . برای از بین بردن این نقصیه و هرگونه سو تفاهم و برداشت و همچنین تاکید بر پیام های تلفنی باید یادداشت نیز فرستاد .

نباید فراموش کرد که چون فرهنگ مان براساس آداب شفاهی پایه گذاری شده است، ارتباطات سازمانی نیز چنین شکلی به خود گرفته است .

ب – ارتباطات مکتوب – کلیه پیام هایی که لازم است رسمی ، اداری ، بلند مدت و دارای مسئولیت فردی باشد ، باید به صورت مکتوب در آید . این نوع ارتباط در مواقعی که مدیران می خواهند دستورهای مکتوب قبلی را اصلاح نمایند و یا به دلیل اینکه دستورهای شفاهی به مرور زمان از یاد می روند ، استفاده می شوند . انواع ارتباط نوشتاری به شرح ذیل است :

1/ب – یادداشت های بین اداره ای – یادداشت های بین اداره ای در حقیقت یادداشت هایی هستند که در سطح و در محدوده یک اداره و قسمت مورد کاربرد قرار می گیرند . فلسفه وجودی این یادداشت ها برای بررسی و یا گرفتن رهنمود و یا تصمیم گیری در خصوص کارهای خوزه اداری که در آن مشغول هستند ، می باشد . این یادداشت ها حاصل اطلاعات گسترده ، متنوع و پیچیده هستند و از این حیث برای سازمان و مدیریت ارشد آن با ارزش تلقی می گردند .

2/ب – مکاتبات - نامه های اداری جنبه رسمی ، یادداشت ها به شمار می روند . این نوع ارتباط برای اطلاعیه های اداری ثبت رسمی جلسات ، مذاکرات اداری مناسب هستند . نامه اداری از این حیث که دارای ایده ها و تفکر برای آینده هستند و امکان بررسی دائمی مشکلات را فراهم می آورند ، ارزشمند هستند .

3/ب – گزارش ها – گزارش ها کمتر با عاطفی و بیشتر از نامه های اداری ، رسمی تلقی می گردند . گزارش ها معمولا بریا توضیح اطلاعات ، انجام تجزیه و تحلیل مسائل و ارایه توصیه ها به کارکنان به کار می روند . اگر این گزارش ها متکی بر بازرسی ها ، تحقیقات و تفکر دقیق و همراه با تجزیه و تحلیل باشد و از حدس و گمان دور شوند ، می تواند بیشترین سود و ارزش را عاید سازمان سازد .

( 6 ) ارتباط موثر با گروه های کاری و اداری کارکنان – گروه های مختلف کاری و اداری در تمام سازمان ها وجود دارند که از حیث سمت ، جایگاه سازمانی ، جنس ، سطح حقوق ، حرفه تخصص و سنوات خدمت در یک سطح هستند . این گروه ها بهترین مخاطب برای پیام های مشخص و تخصصی به شمار می روند . پس باید استفاده از اعلامیه ها ، فرم ها و یادداشت ها در این ارتباط را منتفی دانست زیرا در مقابل واکنش مثبتی داده نمی شود . در این نوع ارتباط روحیه و احتمال واکنش مناسب گروهی بالا می رود . اشکال مختلف این نوع ارتباط عبارتست از :

الف – ارتباط گفتاری – ارتباط گفتاری با گروه های کار نیاز به مهارت های ویژه دارد . اما توجه گردد مهارتی که در کمیته های مختلف اداری نافذ و از سوی دیگر در گردهمایی توده ای بی فایده است ، به خصوص اگر مدیر یا سرپرست و کنفرانس دهنده ، خودش درگیر موضوعی به صورت عاطفی گردد . انواع گردهمایی عبارتند از :

1/الف – گردهمایی غیررسمی کارکنان – این گردهمایی فرصت مشارکت در اطلاعات مورد علاقه طرفین و نیز همبستگی قوی گروه کار را فراهم می آورد . تماس چهره به چهره با کارکنان موجب هماهنگی و تفاهم دو جانبه می شود .

2/الف – گردهمایی برنامه ریزی شده – در این نوع گردهمایی موضوعات رسمی مورد بحث قرار می گیرد . خطای فاحشی که ممکن است صورت بگیرد این است که بدون مشورت با کسانی که قرار است در گردهمایی جمع شوند ، دستور جلسه تدوین گردد . اکثر شرکت کنندگان از یک سو تمایل دارند نظر آنها خواسته شود و از سوی دیگر زمان کافی برای آماده نمودن داده ها ، اطلاعات ، گزارشات و توصیه ها نیز پیش رویشان باشد . چنانچه گردهمایی برنامه ریزی شده و به طور مناسب برگزار شود بسیار سودمند خواهد بود ، در غیر این صورت موجب اتلاف وقت ، تعارض کارکنان و عدم مشارکت بعدی آنها به همراه خواهد آورد .

3/الف – گردهمایی توده ای – گرد هم آمدن تعداد زیادی از کارکنان یا مدیران برای معرفی محصول جدید و یا طراحی طرح ها ، علمی سودمند است . لیکن یه دلیل وجود فرصت بروز عواطف و پرسش سوالات فتنه انگیز لازم است مسئول گردهمایی بسیار صبور ، ماهر و دارای شخصیت قوی باشد تا جلسه توسط این عده بر هم نخورد .

ب – ارتباط مکتوب – اثر ارتباط مکتوب به تنهایی بر گروهی از کارکنان قابل پیش بینی نیست . اما اجرای ارتباطات مکتوب می تواند تاثیر تجمعی داشته باشد .

1/ب – اعلامیه ها – این نوع ارتباط برای آگهی رسمی خط مشی ها یا ارتقا سمت کارکنان مناسب است چنانچه این اعلامیه ها مصور باشند به نحوی که خوانندگان کاملا جذب آن شوند بیشترین اثر را در پی خواهد داشت . البته نباید فراموش کرد که همراه با اعلامیه ها باید از انواع دیگری از ارتباط مکتوب استفاده شود ، چرا که ممکن است برخی از کارکنان متوجه اعلامیه ها نشوند .

2/ب – پوسترها ، نمایشگاه ها و نمودارها – این نوع ارتباط چون به لحاظ رهبری به شدت کارکنان را جذب می کنند بسیار نافع و سودمند هستند ولی گران قیمت و برای نصب به فضای قابل توجهی نیاز دارند . پوسترها باید بطور مناسب طراحی و آماده شوند .

ادامه دارد ...

یک پارچه سازی اطلاعات و ارتباطات

همانگونه که اشاره شد هر پیام دارای سه عنصر می باشد ، فرستنده پیام که به آن گویندهنیز می گویند ، خود پیام یا محتوای پیام و سوم گیرنده پیام که به آن شنونده یا مخاطب نیز گفته می شود . در این فرآیند هر چه اتفاق می افتد یک جریان اطلاعاتی است که از فرستنده آغاز به گیرنده پایان می یابد .

اطلاعات نیز شامل : دانش ها ، داده ها ، نظرات و اخبار می شود . این جریان انتقال اطلاعات همیشه به طور کلامی و نوشتاری نمی باشد بلکه در بسیاری از مواقع و به خصوص در هنگامی که احساسات و عواطف اعضای سازمان منتقل می شود بدون کلام و در بسیاری از مواقع در قالب حرکات اعضای بدن صورت می گیرد .

برای انتقال جریان اطلاعات استفاده از علائم و نمادهای مختلف بسیار راهگشاست و به انتقال سروشکل می دهد هر چند نمی توان ابزار و وسایل ارتباطی مثل : کامپیوتر ، نامه نگاری ، تحلیل داده ها ، پردازش داده ها ، ذخیره سازی و ارسال اطلاعات را نادیده گرفت . زیرا این ابزار نقش عمده ای در برقراری ارتباط ایفا می کنند .

لیکن آنچه مدیران به آن نیاز دارند ، انتقال و تبادل مداوم و مستمر اطلاعات ، معانی و مفاهیم بطور مستقیم و یا غیرمستقیم می باشد . زیرا اگر این انتقال اطلاعات صورت نگیرد یا ناقص انجام پذیرد آنگاه مدیران قادر نخواهند بود به وظایف اصلی خود که همانا برنامه ریزی ، سازماندهی ، نظارت ، کنترل و رهبری است ، بپردازند .

همچنین وجود ارتباطی موثر و توانمند سازمانی موجب می شود تا مدیران بتوانند تصمیم گیری صحیح و درستی بنمایند . در نتیجه می توان ، گفت فقدان چنین سیستمی اداره و مدیریت سازمان را مختل می نماید . هیچ یک از وظایف مدیریت اعم از اصلی یا فرعی وجود ندارد که به فرآیند اطلاعات نیاز نداشته باشد . این جریان چنانچه صحیح درست ، منطقی و با ابزارهای رسمی و غیررسمی تنظیم گردد کلیه وظایف مدیران را در یک نقطه پیوند زده و آنها را یک پارچه می سازد .

( 1 ) تاثیر بر رهبری– عده ای از صاحب نظران علم مدیریت ، رهبری را تاثیر گذاری بر کارکنان در انجام وظایف شان با میل و رغبت می دانند و دسته ای دیگر رهبری را جریان نفوذ بر زیردستان تعریف می نمایند . برخی دیگر ، رهبری را ارتباط بین گروهی از افراد می دانند ، که در آن یک نفر می کوشد تا دیگران را به سمت هدف معینی سوق دهد .

به عبارت ساده تر می توان گفت : رهبری فرآیندی است که ضمن آن مدیریت سازمان می کشد با برقراری ارتباط متقابل و موثر ، انگیزه های لازم را در بین کارکنان سازمان برای دستیابی به اهداف مورد نظر مجاب کرده و ایشان را نسبت به انجام وظایف شان به نحو مطلوب ترغیب نماید .

( 2 ) تاثیر بر برنامه ریزی– فرآیند ارتباطات و گردش اطلاعات نقش بسیاری اساسی در برنامه ریزی سازمان ایفا می نماید . فرآیند برنامه ریزی ایجاب می کند تا یک مدیر نسبت به اهداف ، استراتژی ها ، شرایط محیطی ، منابع و امکانات سازمان ، اطلاعات و آگاهی های لازم را از طریق ارتباطات درون سازمانی دریافت کند و بر اساس تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده ها ی به دست آمده ، به ترتیب هریک از مراحل زیر را به انجام برساند .

الف – تعیین و تدوین اهداف عالیه سازمان در درازمدت ، میان مدت و کوتاه مدت

ب – شناخت اهداف و استراتژی موجود سازمان

ج – تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان

د – تجزیه و تحلیل ، امکان یابی و امکان سنجی از منابع و امکانات موجود

ه – دریافت اطلاعات از وضع موجود

و – تعیین تغییرات مورد لزوم در استراتژی ها

ز – تصمیم گیری در مورد استراتژی مطلوب

ح – عمل براساس استراتژی جدید

ط – کنترل استراتژی جدید از طریق بازخوردها

رمز موفقیت در اجرای بهینه و صحیح از طریق داشتن ارتباط و کانال های مربوط به آن و به طور مستمر با بخش های مختلف سازمان و جمع آوری و تحلیل اطلاعات است که مدیران می توانند رویدادها و کارکردهای بعدی سازمان را بشناسند و راهکارهای مناسب ارایه دهند .

( 3 ) تاثیر بر شناخت محیط بیرونی– جریان ارتباط و گردش اطلاعات ، مدیران را در پیوند دادن سازمان با محیط بیرونی و از جمله سایر سازمان ها یاری می دهد . در این فرآیند ، نیازهای جامعه در سازمان شناخته می شود ، چگونگی توسعه همکاری با دیگر سازمان ها و نهادها مورد سنجش قرار می گیرد . موانع بر سر راه رسیدن به اهداف روشن می شود ، تهدیدهای بیرونی سازمان شناسایی می گردد و سهم بری از بازار نمایان می گردد . هر چه رده تشکیلاتی مدیر در سازمان بالاتر باشد ، برای برنامه ریزی ، سازمان دهی و ... نیاز به اطلاعات درون سازمانی و برون سازمانی او بیشتر می گردد .

( 4 ) انواع اطلاعات– صاحب نظران علوم ارتباطات و به خصوص بخش اطلاعات ، انواع اطلاعات برای مدیران را عبارت می دانند از :

الف – اطلاعاتی که غالبا شامل یک سلسله گزارشات و نمودارهای مربوط به عملکرد روزانه سازمان مانند : آمار تولید ، فروش ، خرید ، نقدینگی و ... که می تواند در مدیریت احساس خوشایند یا احساس خطر پدید آورد ، می باشد .

ب – اطلاعات که مربوط به مسایل بحرانی خاص و یا پیشرفت یک پروژه مهم در سازمان است .

ج – اطلاعاتی که سازمان ها درباره عملکرده خود و یا فرآورده ها و خدمات شان منتشر می کنند و در اختیار دیگران می دهند .

د – اطلاعاتی که مربوط به سازمان های مشابه ، وضعیت بازار و نیاز جامعه است و تحت عنوان اطلاعات برون سازمانی شناخته می شود .

ه – اطلاعاتی که پیرامون عملکرد رده های مختلف سازمان می شود . این اطلاعات مدیران را از وضع جاری سازمان مطلع می گرداند و متقابلا مدیران را در جهت کنترل و هدایت روند فعالیت رده های مختلف کمک می نماید .

همچنین مدیران می توانند در مواقع لزوم با بهره گیری از این اطلاعات ، پیشنهادها و نظرات اصلاحی خود را در امور ارایه دهند . این بخش به عملیات درون سازمانی تعلق دارد .

ادامه دارد ...   

چگونگی برقراری ارتباط

( 1 ) ایجاد شرایط مناسب برای مخاطب – برای بحث کردن نیاز است تمامی شرایط روحی ، جسمی ، فیزیکی و محیطی فرد را در نظر بگیریم به گونه ای که این عوامل ثانویه باعث پیش داوری و یا قطع بحث نشود بلکه شرایط باید آن چنان مناسب بوده که فرد خود اشتیاق به ادامه صحبت داشته باشد . چنانچه فرد به دعوت برای گفتگو شما پاسخ مثبت داد مطمئن باشید که خودش را برای انجام گفتگو آماده ساخته است .

( 2 ) کسب اطلاعات پیرامون موضوع – در شروع گفتگو سعی می شود از موضوعات جدال آفرین و پرخاشگرانه دوری کنیم در ضمن برای صحبت در مورد یک موضوع باید اطلاعات و معلومات نسبت به آن را داشته باشیم و یک شناخت نسبی هم از طرف مقابل وجود داشته باشد .

( 3 ) چگونه شروع به صحبت کنیم – پس از صحبت از موضوعات پیرامونی با یک احساس همدردی شروع به صحبت کنیم و وارد موضوع اصلی شویم . ما باید به گونه ای این بحث را سربگیریم که هم مفاهیمی که در ذهن ماست انتقال دهیم و هم اشتیاقی ایجاد کنیم که فرد به ادامه بحث تمایل نشان دهد . ما باید از مباحثی که فرد را وادار به مقاومت می کند بپرهیزیم حتی اگر در شروع احساس شود که فرد در حال مقاومت کردن است با همدردی فاش کردن درون فرد ، مقاومت او را کاهش دهیم . ما باید درباره موضوع آنقدر اطلاعات داشته باشیم تا قادر شویم مقاومت او را بشکنیم .

 ( 4 ) تعریف و تمجید –برای صحبت کردن لازم است از نقاط مثبت فرد شروع کنیم . مهم نیست درجه این نقاط مثبت در فرد به چه اندازه ای است که این نقاط برای ما چقدر مهم هستند . با این کار و بزرگ نمایی می توان نقاط مثبت او را تشویق به شکوفایی کنیم . در نتیجه فرد را به سمت و سویی می کشانیم که دوست داریم فرد به آن سمت سوق پیدا کند و بحث را هدایت شده دنبال کنیم . فرد ممکن است آنقدر خسته شده باشد که نخواهد واکنش نشان دهد ولی تعبیری که ما از رفتارش می کنیم فرد را به تغییر رفتار سوق می دهیم و این نوعی تقویت است که در گفتگوها موثر است .

( 5 ) آگاهی از حس مخاطب نسبت به خود – ما باید از حسی که فرد نسبت به ما دارد آگاه باشیم و از این حس برای ادامه گفتگو استفاده کنیم .

سعی کنیم بدانیم فرد به چه اندازه به ما علاقه دارد و با توجه به این علاقه ما می توانیم به نفع شخص صحبت کنیم زیرا زمانی که نفع شخصی خود را در نظر نمی گیریم و در عوض منافع او برایمان محترم است به فرد احساس راحتی دست می دهد و می داند که کسی حامی او هست و ضرر را تقابل می کند . به طوری که اگر یک قسمت بحث به ضرر فرد باشد آن را قبول می کند و هیچ اعتراضی به میان نمی آورد .

( 6 ) خود فاش سازی –برای همگرایی موثر با مخاطب بهتر است ما یکی از مشکلات خود را مثال بزنیم . این باعث می شود که فرد مشکل خود را یگانه مشکل دنیا نداند و یا حتی راه حل هایی که دیگران برای مشکل خود در پیش گرفته بودند و موفق شدند مشکل خود را حل نمایند برای او توضیح دهیم .

( 7 ) مخاطب خود را دوست داشته باشید –با مخاطب باید احساس همدلی و همرنگی کرد به نحوی که در ضمیر ناخودآگاه او را دوست داشته باشیم و علاقه مند باشیم به اسن که مشکل اش را حل کنیم . کارل.آر.راجز معتقد است که برخی روابط در زندگی روزمره موجب افزایش کارکرد مناسب روانی می گردد . وی در بحث ارتباطات قایل به سه اصل می باشد : الف – پذیرش فرد بدون قید و شرط 2 – همدلی و همدردی 3 – صداقت و همرنگی . یعنی ضمن پذیرفتن فرد با تمام خوبی ها و بدی هایش و دوری از هرگونه شرط گذاشتن سعی کنیم با او همدردی و همدلی نماییم و اطمینانش را به صداقت و همرنگی ثابت نماییم .

 ( 8 ) رازداری –همچنین این اطمینان را به مخاطب به دهیم که این حرف ها به راز خواهد بود و هیچ گاه و در هیچ شرایط و زمانی برملاء نمی شود و اگر جایی هم بازگو شود قطعا" با اجازه او خواهد بود . ما باید آن قدر در این کار تمرین کنیم تا بتوانیم فضای اعتماد و اطمینان را فراهم سازیم تا شکی باقی نماند .

( 9 ) دوری از پیش داوری –چیزی که در گفتگوها مهم است پیش داوری نکردن است . ما نباید در نتیجه بحث سوگیری داشته باشیم . یعنی نظر خودمان را القاء کنیم وجمع بندی بحثرا فقط از آن جنبه که خودمان می بینیم انجام دهیم .

( 10 ) ارتباط کلامی –علاوه بر مسائلی که ذکر شد عواملی دیگر در یک ارتباط موثر وجود دارد . از جمله این است که ما باید یک ارتباط غیرکلامی با مخاطب به وجود آوریم مانند : وضع اندامی ، تماس چشمی ، لبخند ، لحن تماس ( لبخند و تبسم ، حالت بدنی باز ، نوازشگری ، تماس چشمی ، متمایل شدن به جلو ، سرتکان دادن ، اظهار علاقه و دوستی ونشان دادن برای میل به سخن گفتن )

 

ادامه دارد ...

الگوهای ارتباطی

همه می دانیم که هر زمان که صحبت می کنیم ، تمام وجودمان نیز سخن می گوید . این امر غیر ارادی می باشد و به توجه و عدم توجه ما مربوط نمی گردد . بدن ها نیز با احساسی که از ارزش های حاکم بر جامعه سرچشمه می گیرند خود را سازگار با انتقال پیام می سازند . در هر اجتماعی که ارتباط به سطح حقیقی یا مستقیم معنای کلام به کار رفته متمایل نباشد ، این امکان وجود دارد که در جهت خلاف اعتماد هدایت شوند . در ارتباطات گروه های آشفته ، معمولا" پیام ها دو سطحی منتقل می شوند . در نتیجه شنونده با دو پیام مغایر مواجه می شود که حاصل آن ابهام ، سردرگمی و آسیب زدن به روابط شفاف و اطمینان بخش است . مثلا" پنجاه درصد مردم به هر آنچه فکر می کنند یا احساس می کنند جواب شان «بلی» است . پس به این دسته سازشگر می گویند . سی درصد ، نیز بی توجه به آنچه فکر یا احساس می کنند «نه» می گویند به این دسته سرزنشگر گفته می شود . پانزده درصد نه «بلی» می گویند و نه ، «نه» و هیچ احساسی از خود نشان نمی دهند نام این گروه حسابگر است . نیم درصد ، چنان رفتار می کنند که انگار اصلا" «بلی» یا «نه» یا احساسی ندارند ، به این گروه گیج می گویند . از چهارونیم درصد باقی مانده فقط یک درصد مردم پاسخ شان واقعی است . بنابراین چنین به نظر می رسد که انسان ها ، مردمی حیله گرند که خود واقعی را پنهان کرده و به بازی با یکدیگر می پردازند .

این الگوهای کلی پاسخگویی ، غالبا" برای رفع تهدیدها به کار می رود . در تمام حالات هر فرد ، خطر را احساس می کند و در مورد آن واکنش نشان می دهد ، اما چون مایل نیست که ضعف خود را آشکار کند ، می کوشد آن را به یکی از صورت های فوق به نمایش بگذارد و خود را پشت آن مخفی و پنهان سازد .

( 1 ) سازشگر– فرد سازشگر همواره سخنانش در جهت جلب توجه دیگران است و سعی دارد از هر موضوعی که موجب ناخوشایندی دیگران شود ، بپرهیزد و چنانچه احساس کند کسی از او مکدر شده است معذرت خواهی کند و هرگز مخالفتی نشان ندهد . خود را بی ارزش و مسئول تمام اشتباهاتی که اتفاق افتاده است ، می داند . او با هر انتقاد از خود ، موافق است . وی در فکر این نیست که چیزی برای خود بخواهد و همواره به هر نقاضایی جواب «بلی» می دهد .

واژه های کاربردی: در هر حال موافقم ، «آنچه شما بخواهید درست است . من اینجا هستم تا شما را خوشحال کنم .»

حالت بدن :حالت رقتآمیز به خود می گیرد ، «من بیچاره ام»

حالت روانی و درونی : «من احساس هیچ بودن می کنم ، اگر او نباشد در حکم مرده هستم . من بی ارزشم .»

 

( 2 ) سرزنشگر– سرزنشگر فردی ایرادگیر ، خودکامه و ارباب است و دیگران را خوار و پست می شمارد . سرزنشگر بیشتر علاقه مند است تا سلطه خود را بر دیگران تحمیل کند و به دنبال کشف حقیقت برنمی آید . در صورتی احساس ارزش می کند که دیگران از وی اطاعت کنند .

 

واژه های کاربردی: در هر حال مخالف ، «هیچ وقت کاری را درست انجام نمی دهی .»

حالت بدن : وضع بدن ملامت کننده ای دارد ، «من در اینجا ارباب هستم .»

حالت روانی و درونی : «من تنها و ناموفق هستم .»

 

( 3 ) حسابگر –فردی است بسیار مرتب و منطقی . فردی است آرام ، خونسرد و آسوده خاطر این افراد دارای یک هدف و کمال مطلوب هستند . «از کلمات صحیح استفاده کن ، احساسی از خود نشان مده و واکنش نداشته باش .»

 

واژه های کاربردی: بیش از حد منطقی «اگر به کسی با دقت نگاه کند ، متوجه معایبش می شود .»

حالت بدن : آرام ، خونسرد و آسوده خاطر است .

حالت روانی و درونی : «احساس می کنم آسیب پذیرم .»

 

( 4 ) گیج – فکر آدم گیج در هیچ جا متمرکز نیست . هرگز جوابی بجا نمی دهد . هر عملی که از او سر می زند ، بی ربط است . سوالات دیگران را نادیده و نشنیده می گیرد و به مطالب خود می پردازد .

 

 

واژه های کاربردی: کلمات نامربوط و بی معنی

حالت بدن : حالت کج و معوج

حالت روانی و درونی : «هیچ کس توجهی به من ندارد . هیچ جا ، جای من نیست .»

 

 

ادامه دارد ...