سفارش تبلیغ
صبا ویژن

نقش ارتباطات سازمانی وگردش اطلاعات برای مدیران 1

برخی از صاحب نظران علم مدیریت مانند هنری هینتز برگ یکی از اساسی ترین نقش های مدیران را علاوه بر برنامه ریزی ، سازماندی ، کنترل ، نظارت و راهبری ، انجام امور ارتباطی و اطلاعاتب می دانند . ایشان سایر نقش های مدیران را تحت تاثیر چگونگی دریافت اطلاعات و برقراری ارتباطات یاد می کنند .

قبل از دخول به مبحث اصلی لازم است اشاره وار ، دو مفهوم ارتباط و اطلاع را توضیح دهم . اگر از کسی سوال شود که ارتباط یا ارتباطات را توضیح دهید ، اغلب برداشت روشنی در ذهن ندارند . دسته ای ارتباط سازمانی را منحصر به مکاتبات اداری و یا ارسال و مراسلات می دانند و آن را با مکاتبات اداری در یک سطح می بینند . دسته دیگر از ارتباطات ، وسایل ارتباط جمعی مانند : تلفن ، رادیو ، تلویزیون ، اینترنت ، ماهواره و ... را به ذهن تداعی می نمایند . برخی نیز ارتباط را در برابر ضوابط و مقرارت اداری قرار می دهند و معتقدند ضوابط باید به جای روابط بنشیند . تمام اینان ، ارتباط را در قالب روابط شخصی و غیرسازمانی می بینند و از منظر آنها این برداشت درست و صحیح می باشد . ارتباطات در مدیریت عبارتست از جریان انتقال اطلاعات ، مفاهیم و معانی بین کارکنان در یک سازمان است .

 

پیام و عناصر آن

برای انتقال هر پیام شش مولفه ضرورت دارد که در کلیه پیام ها مشترک است : فرستنده پیام ، روش انتقال ، بستری که در آن پیام ارسال می شود ( شرایط زمانی و مکانی ) ، ویژگی پیام ، نوع پیام و بالاخره گیرنده پیام ، این شش مولفه در واقع تاثیر گذارترین مولفه های ارسال پیام شناخته می شوند .

( 1 ) فرستنده پیام فرستنده پیام کسی است که پیام خود را منتقل می کند . او برای انتقال پیام تواتایی ( حداقلی ) داشته باشد ، و سوم ، امکان شناخت و فهم اطراف را داشته باشد . بطور قطع بدون رعایت این عناصر فرستنده نمی تواند پیامی را ازسال نماید .

( 2 ) روش انتقال پیام دومین مولفه در انتقال پیام ، روش انتقال پیام است که می تواند شفاهی ، مکتوب و یا ... باشد .

( 3 ) بسترپیام سومین مولفه در انتقال پیام ، بستری است که پیام در آن ارسال می شود . در چه زمانی و در چه مکانی و با وجود چه خصوصیات ذهنی و عینی ، پیام ارسال می شود . چنانچه فرستنده پیام به این بستر نوجه نکند ، پیامش قبل رسیدن به مخاطب از بین خواهد رفت . به عبارت دیگر باید بتواند بستری را که در آن جریان می یابد تا به گیرنده برسد ، به درستی طی کند .

عدم شناخت شرایطی که پیام باید در آن ساخته و ارسال شود ، باعث خواهد شد پیام از بین رفته و کنار گذاشته شود . وقتی شرایط مکانی و زمانی ، پیامی را نپذیرد ، بی تردید آن پیام راهی به جای نخواهد برد و پیامی که به هنجارها و ارزش ها توجه نکند محکوم به نابودی است .

( 4 ) شکل پیام چهارمین مولفه موثر در انتقال پیام ، شکل پیام است . پیام می تواند دستوری ، خطابی ، تحلیلی و ... باشد . بنابراین نکته حایزاهمیت ارتباط این شکل با ذهن و احساس گیرنده است . اثر خطابی نمی تواند جایگزین اثر تحلیلی باشد و اثر دستوری قادر نیست جای اثر خبری را بگیرد ، گرچه یک پیام می تواند مجموعه ای از چند شکل باشد اما باید توجه داشت که پیام قابلیت کدام شکل را دارد . اگر به این نکته توجه لازم صورت گیرد این نقیصه منجر به عدم ارتباط گیرنده پیام با پیام می گردد .

در بسیاری از مواقع چون گیرنده پیام قادر به انطباق موضوع نیستند ذهن گیرنده پیام دچار چند گانگی و تشویش می شود . طبیعی است در چنین شرایطی و موقعیتی گیرنده پیام از آنچه به دست آورده روی برمی گرداند .

( 5 ) متن پیام پنجمین مولفه در انتقال پیام ، متن پیام است . باید توجه کرد که ما قرار است چه پیامی را منتقل کنیم و این پیام بر چه موضوعی تکیه دارد . در واقع در این مولفه است که موضوع پیام اهمیت پیدا می کند باید دید موضوع پیامی که متن به دنبال انتقال آن است چیست و چه زمینه ای را در بر می گیرد .

( 6 ) گیرنده پیام آخرین حلقه از زنجیره انتقال پیام ، گیرنده پیام است . گیرنده دارای ویژگی هایی است که در مورد متن ، جای خاص خود را می یابد . دیدگاه ، اندیشه ، وضعیت روحی و روانی ، موقعیت مکانی و زمانی و ... هر یک تاثیر به سزایی بر گیرنده پیام برجای می گذارد . کلیه این عوامل منجر به حضور گیرنده ای می شود که عکس العمل های متفاوتی نسبت به پیام پیدا می کند . پرهیز از پیچیدگی ، گرایش و تعامل با مخاطب و از همه مهمتر استفاده از زبان و ادبیات ساده می تواند بهترین اثر را بر پیام گیرنده ( مخاطب ) بگذارد .

 

ادامه دارد ...


رهبری از جنس بلور

امروز صبح که با اتوبوس به محل کار می آومدم ، هوا هنوز گرگ و میش بود . در اون ساعت یه پیرمردی که معلوم بود زیر لب ذکر میگه و با خدای خودش خلوت کرده ، منو مبهوت خودش کرد .

حسب الظاهر نگاه من بهش سنگینی و فشاری رو وارد می کرد که با نگاه مهربونانه سلام کرد و گفت : من تو رو می شناسم . من که فکر می کردم منو جایی دیده جواب دادم : خدمتتون هستم . گفت : نه من شما رو می شناسم ؟ تازه فهمیدم که منظور از جمله ایشون سوالی بوده نه خبری . گفتم : نه . گفت : پس چرا این قدر نگاه می کنید ؟ گفتم : یاد مرحوم پدر افتادم .

این چند جمله باعث شد تا حدود نیم ساعتی که هم مسیر بودیم با هم صحبت کنیم . از همه جا و همه چیز گفتیم . ولی چیزی تو گفته هاش توجه منو بیشتر به اون جلب کرد ، اعتقاد و عشق شدید ایشون به حضرت آقا بود . وقتی به اسم ایشون می رسید ، زیر لب یه چیزی می گفت و بعد ادامه می داد . ازش پرسیدم نظرتون در مورد حضرت آقا چیه ؟یه نگاهی بهم کرد و گفت : آقا مثال و مثیل نداره . من هر وقت دلتنگ و کم حوصله از ناملایمات می شم ، به سخنرانی ها و بیاناتشون که فرموده اند رجوع می کنم .

آقا این روزا خیلی تنهاس . این روزا هم که بعضیا فکر می کنن قیم مردمن و هرچی میخوان میگن ، هر کاری که دلشون میخواد میکنن ، بعدش هم خودشون پیرو ولایت و رهبری می دونن .

آقا خیلی سعه صدر و صبر داره ، خیلی حوصله میکنه . خیلی از مسئولین نمی دونن که مردم اگه هیچی نمیگن فقط به خاطر حضرت آقاست .

خیلی از مسئولین نمی دونن که مردم آقا را به دو صفت عشق می ورزن . یکی چون پاک و زلاله ، و عین بلور شفاف ، دوم هم به دلیل اینکه سیدعلیه ، چون خودشه هیچ عوض نشده ، از جنس خودشونه .

خیلی چیزهارو گفت و خیلی چیزهارو هم برا دلتنگی هاش نگه داشت .


رابطه ذهنیت ، ایده ، ارتباطات ورفتار درفضای مجازی

صاحب نظران حوزه علوم رفتاری و به خصوص فلسفی براین عقیده اند که ذهن انسان از دو بعد مادی و غیرمادی تشکیل شده است . برای اینکه انسان بتواند خود را با محیط خارج وفق دهد باید این قدرت را داشته باشد که این دو را تحت قوانینی در سیطره خویش در آورد .

ایده ها در فضای غیرمادی ذهن شکل می گیرند و برای محقق شدن خود نیاز به بستر مادی هستند . ایده ها آن بخش از ذهنیت ها هستند که توسط نقشه های منطقی ایجاد، رشد و به یک طرح تبدیل می شوند .

بسیاری از ایده ها با مسئله ای از جهان واقع شکل می گیرند و برای حل آنها و ارایه راهکار، با منطق حاکم برذهن به نقشه های راه تبدیل می شوند و آنگاه به مدد تجربه به محک در می آیند .

تجربه رابطه بین رفتار و ایده که خود ایده از عنصری بنام خواستن تبعیت می نماید ، و در بستر و قالب ارتباطی تعریف می شود و آن بخش از ایده که توانایی سازگاری با محیط واقعی را داشته باشد با حاکم شدن قوانینی به اشکال مختلف در چارچوب ارتباطی به رفتار (کنش متقابل نمادین) در می آید .

قدرت ذهن به بینهایت میل می کند و تحقق هر ایده ای را ممکن می سازد ولی آن ایده هایی برای انسان مفید و معتبر است که قابلیت تبدیل شدن به الگوهای رفتار و عمل باشند .

با این تعبیر فضای مجاز ، فضای ذهن است که انسان بوسیله آن رفتارها و اعمال خود را کنترل می نمایید . چنانچه فضای مجاز که فضای کاملا انتزاعی و غیرقابل رویت بصری را بپذیریم که سرمنشاء کنترل و هدایت و انجام کلیه اعمال ، رفتار و هرآنچه انسان برای حیات مادی و غیرمادی به آن نیاز مند می باشد ، باید بپذیریم که کوچک شده این فضای ذهن ، فضای سایبری (اینترنت) را با همین کارکرد و بمنظور حیات خود ساخته واقعی ذهن به منظور یاری رساند و تسهیل شکل های حیات بشری در دسترس قرار گرفته است .

فضای مجازی با نرم افزارها در قالب نمادها و رمزها به کاربران این امکان را می دهد تا بتوانند از طریق کاربرد آنها ضمن زندگی در دو فضای واقعی - مجازی با بهره گیری از نمادها و نشانه ها ، بر پدیده های جهان واقعی سیطره پیدا کنند .

به عنوان مثال موسیقی از یک ایده ذهنی و با یک نقشه کاملا ذهنی توسط علائم و نشانه خلق معنا می شود . این نشانه ها و علائم ذهنی توسط علائم و نشانه های به ظاهر مادی برروی کاغذ منتقل می گردد و توسط آلات موسیقی که کاملا مادی است نواخته می شود و توسط صوت ، به ذهن از طریق گوش رسانده شده و درک می شود و لذت که امری کاملا مجازی است به انسان ( ارتباط ، مصرف ) منتقل می شود . این یک فرآیند کاملا تکامل یافته از ذهن ایده ارتباطات رفتار می باشد که از فضای مجاز آغاز و به فضای مادی وارد شده و مجددا توسط فضای مجاز درک و آنگاه توسط رفتار به جهان واقعی برمی گردد .

از اینگونه مثال ها در فضای مجازی و فضای واقعی بیشمار می توان یافت که زندگی در فضای سایبری و زندگی بر فضای سایبری را نشان می دهد . این مثال ها می تواند از خصوصی ترین امور مانند : ازدواج ، دوست یابی و ... تا عمومی ترین اعمال و رفتارها مانند : زندگی در فضای اجتماعی ، فرهنگی ، مذهبی ، اقتصادی و سیاسی را در برگیرد .

هر کسی که از فضای مجازی استفاده می نماید به این باور رسیده است که هر کاربری می تواند هر ایده ای را که قابلیت اجرای شدن و یا فضای واقعی را تحت تاثیر قرار دهد را در این فضا مطرح سازد و آن را خلق نماید .

یک روز ایجاد شبکه های اجتماعی تنها در حد یک ایده ذهنی بود که خوش بینانه ترین کاربران و صاحب نظران این حوزه هم قادر نبودند، پیش بینی نمایند که روزی این شبکه ها تمام جهان را به یک ابرلینک تبدیل کند . امروزه شبکه های اجتماعی تمام حوزه های خصوصی و عمومی حیات های بشری را در هم نوردیده و جهان و فضای واقعی را به زیر سلطه خود درآورده است .

امروز هر رفتار و عملی که در فضای واقعی رخ می دهد تحت تاثیر فضای مجازی تعدیل یا تغییر و یا به چالش کشیده می شود . فضای مجازی امروزه فضای بین فرهنگی با هویت های انسانی بریکولاژ شده است ، که جهان وطنی می نگرند ، جهان وطنی تصمیم می گیرد و در جهان واقعی رفتار می کند .

همچنین فضای مجازی این امکان را به ما می دهد تا معاملات کاملا مادی را در جهان واقعی (آفلاین) بدون هر گونه محدودیت زبانی ، مکانی و زمانی به سرانجام رسانیم .


شهر مجازی تهران

آنچه راه اندازی شهر مجازی تهران را لازم و ضروری می کند ازدحام و تراکم خیل عظیم انسانی است . انسان های که در معرض همه نوع آلودگی قرار دارند . در این شهر همه چیز آلوده یا در آستانه آلودگی یا نهایتا" منجر به آلودگی است .

روزی جمعیت و صیانت از مردم دغدغه بود ولی پس از گسترش ابعاد زندگی در شهر تهران که همراه با درد و الم گردید تبدیل به مسئله شد . برای حل این مسئله و یافتن راهی برای برون رفت از آن ، شهرداری تهران به مهمترین مصیبت در این شهر یعنی حرکت جمعیت در شهر تمرکز شد . " علت اصلی بسیاری از مسائل شهری  اعم از مسائل انسانی شهری و یا حوادث و سوانح شهری در شهرهای بزرگ می باشد. با ظهور  صنعت همزمان ارتباطات " (عاملی، 1383) ، و شکل گیری شبکه های اجتماعی مجازی که به شهر مجازی شهرت یافت موجب گردید تا حرکت جمعیت در شهر تهران به شکل چشم گیری کاهش یابد . پس از آن فضاهای همزمان توانست ضمن حفظ کارکرد فضای واقعی با فضای مجازی نوعی مدیریت کنترل حرکت جمعیت شهری بوجود آید .

با این شرایط جمعیت از حرکت بی دلیل و غیرضرور به یک عقلانیت رسیده است ، این عقلانیت موجب گردیده است تا شهروندان باحوصله تر ، کم هزینه تر و با آرامش بیشتر به زندگی خود برسند . زندگی روزمره نیز برای شهروندان به امنیت روانی و "فضای مکانی ها" به تعبیر کستلز تبدیل شده به "فضای جریان ها"(Space of Flows  ) گردید . این تعبیر زمینه ساز یکپارچگی در دو مفهوم فضای مجازی با فضای واقعی می باشد .

با شکلگیری چنین نظریاتی و تلاش جهت انطباق واقعیت با مجاز محصولات کامپیوتری اعم از سخت افزاری و نرم افزاری تا واقعیتی متولد شود که به آن "واقعیت مجازی" می گویند .

این جهان موجب گردید تا آلودگی ها بشدت کاهش یابد و انرژی های فرسایش شونده (انرژی های فسیلی)برای نسل های بعدی حفظ شود . "پرهیز از فرسایش انرژی انسان ، سوخت و فرسایش محیط زیست و دسترسی های آسانتر و فشرده تر به امکانات اداری و شهری ، شرایط  ظهور«شهر مجازی» را فراهم ساخت و نظام جدید «شهرسازی واقعی- مجازی» (عاملی، 2004)"  را محقق نمود  

دکترعاملی پا را از این فراتر می گذارد و معتقد است که ، شهرهای آینده هیچ راهی به جزء این ندارند که در کنار ساخت شهر واقعی ، فضای شهر مجازی را نیز طراحی و همانند و همپا با شهر واقعی ، شهر مجازی را بنیان نهند .

در نتیجه و با توسعه ، گسترش و تولید نرم افزارها یک مفهوم تازه تری بوجود آمده است به نام "رئالیسم شهری" که دو فضای شهری را در کمترین فاصله مفهومی و شناختی منجر می گردد . با این تفاصیل درک شهودی   (Intuitive Perception)   از واقعیت های مجازی حاصل می شود و بر مبنای آن کلیه فعالیت های واقعی در فضای مجازی به انجام می رسد .

ارتباطات گسترده تحت پوشش شبکه ای در شهر مجازی تهران شکل گرفته است که به وسیله آن می توان کلیه مایحتاج و نیازهای زندگی روزمره را در دو سطح سازمان یافته و غیرسازمان یافته تامین نمود .

از منظر منطقی بهترین و مربوط ترین نهاد اجتماعی برای تاسیس شهرهای مجازی شهرداری ها می باشند . این نهادها می توانند بجای سرمایه گذاری کلان و غیر قابل تصور از حیث حجم و مقدار در بخش حمل ونقل ، سرمایه گذاری در این بخش را جامه عمل بپوشاند .

در این خصوص شهرداری تهران اراده کرده است که این مهم را عملی سازد . این نهاد در حال حاضر در بخش های مهمی و به منظور کاهش مراجعات بیهوده و کنترل تردد و رفت و آمد شهروندان که بالغ بر 80 در صد از ارتباطات و مراجعات مردم و شهروندان با دستگاه ها و نهادها را شامل می شود (مدیر عامل سازمان فنآوری اطلاعات شهرداری تهران ، همشهری آنلان ) را در هفت زمینه به مرحله اجراء گذارد :

شبکه های اجتماعی پایتخت شامل : نیم رخ محله (محل گردآوری اطلاعات پایه ای محلات شهری مثل جمعیت و کلیه خدمات اجتماعی و فرهنگی ) ؛ پژوهشگران محله () ؛ هم اندیشی محله(استفاده از نظریات نخبگان به منظور شناخت و آسیب شناسی محله ها ) ؛ خبر مکانی محور (مبتنی بر جی ای اس که کلیه خبرها و رخدادهای هر محله بر اساس وقوع روی نقشه تهران ثبت می شود ) ؛ گردشگری مجازی (سامانه آنلاین می باشد که هر کاربر می تواند از کلیه امکان موجود در تهران را بصورت گیگاپییکسلی و به صورت پانورامای 360درجه ای ،سه بعدی و با وضوح بالا) ؛ تهران تیوب (یک شبکه اجتماعی است که قابلیت بارگذاری و مشاهده فیلم های مرتبط با تهران و مستندات مذهبی و ... ) و دانشنامه محله (ویکی پدیاست که امکان بارگذاری مقالات و مستندات در حوزه اجتماعی و فرهنگی با دسترسی کاربران) .

همچنین راه اندازی مدرسه همشهری(هدف ارائه دانش کاربردی در تمامی عرصه‌های فعالیت رسانه‌ای است . تا امروز «دانش ارتباطات»، «روزنامه‌نگاری»، «روابط‌عمومی» و «درسنامه» سرفصل‌های آموزشی این پایگاه هستند) ، بیمارستان های مجازی (در حوزه پزشکی ، دیجیتال کردن محتوای پرونده پزشکی بیماران و ثبت آن در سیستم جامع مدیریت پزشکی است که کنترل وضعیت بیماران در همه مراکز درمانی را به شیوه‌ای کارآمد امکان‌پذیر ساخته است) ، خانه های آی تی (هدف ایجاد شبکه الکترونیک اجتماعی و فرهنگی محله‌ها بین خانه‌های ‌‌آی‌تی و تمامی مراکز اجتماعی و فرهنگی شهر تهران است . شبکه جامع خدمات الکترونیک خانه‌های ‌‌آی‌تی شامل امکانات و قابلیت‌هایی است که یک شهروند از طریق سامانه‌های مستقر در یک خانه ‌‌آی‌تی بتواند تمامی خدمات مورد نیاز خود را به‌صورت الکترونیک و غیرحضوری (مجازی) انجام دهد . در این مراکز همه محتویات و سرویس‌های بین محله‌ها و مراکز اجتماعی و فرهنگی به اشتراک گذاشته و ارائه می‌شود و شهروندان هر محله در تولید محتوا و ارائه سرویس سهیم هستند ) ،

" شرایط نهادها با یکدیگر متفاوت است اما ما تلاش می‌کنیم این فضای تعاملی را به‌وجود بیاوریم. ما با سازمان‌هایی مانند آب، برق، تلفن، ثبت اسناد، پلیس و نهادهای مشابه تعامل خوبی داریم و موضوع ملک نیز به‌عنوان اساسی‌ترین مسئله کاری ما مطرح است که نیاز به استفاده از فناوری اطلاعات دارد. نقش شهرداری هماهنگی بین دستگاه‌های مختلف است. رویکرد دیگری که دلیل ورود شهرداری تهران به حوزه فناوری اطلاعات است این است که شهرداری مکلف است به‌عنوان نهاد حاکمیت محلی نسبت به توسعه زیر‌ساخت‌ها اقدام کنند تا شهر توسعه پیدا کند ."( مدیر عامل سازمان فنآوری اطلاعات شهرداری تهران ، همشهری آنلان )

درحال حاضر شهرداری تهران ارائه کننده 50 سرویس الکترونیک می باشد که قرار است در یک برنامه 5 ساله به 100 سرویس افزایش یابد .

یکی از مهمترین مشخصه ها و ضرورتهایی که  منجر به شکل گیری شهر شد ، ایجاد "یکپارچگی اجتماعی" بود .

پس شهر مجازی با تکیهبر ارتباطات شبکه ای گسترده شکل می گیرد . فضاهای شهر مجازی با رویکرد چندمرکزی و معطوف به نیازهای روزمره مردم و پاسخگوئی فراگیر به نیازهای روزمره مردم ساخته میشود .

آیا با این مواردی که عنوان شد یک شهر مجازی 24 ساعته شکل خواهد گرفت و می توانیم مدعی شویم که ما در شهر مجازی زندگی می کنیم ؟ بنظر راقم پاسخ قطعی نمی توان داد ولی این حل یک طرف معادله است و نیاز می باشد تا ما همزمان شهروند الکترونیک نیز تربیت کنیم ( توانمند سازی ) .

نکته : برای مطالعه بیشتر مراجعه کنید به مطالعات فضای مجازی شهر تهران که توسط دکترعاملی صورت گرفته است .